Hướng dẫn sử dụng Track Change trong Word cực đơn giản

Khi cộng tác trên một tài liệu trong Word, bạn có thể thấy các chỉnh sửa của đồng tác giả. Bạn có thể muốn giữ một vài thay đổi tuy nhiên từ chối những thay đổi khác. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng tính năng track change trong word để xem lại chỉnh sửa và cách xử lý chúng.

Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn sử dụng Track Change trong Word cực đơn giản

Track Change trong Word là gì?

Track Changes (theo dõi các thay đổi) là chức năng của Word dùng để xem toàn bộ lịch sử chỉnh sửa trên tệp thực hiện công việc với Word của chúng ta. tất cả các chỉnh sửa như chỉnh sửa văn bản, thêm bình luận, thêm ghi chú,… Đều được lưu lại bằng các ký hiệu với màu sắc không giống nhau để bạn dễ phân biệt. Tính năng này sẽ rất hữu dụng khi mà bạn dùng Word để làm việc group. Bất kỳ ai thực hiện chỉnh sửa nào cũng sẽ được lưu lại nên bạn có thể quản lý tệp hiệu quả hơn, không lo lắng bị mất thông tin gốc. Bây giờ con người hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách sử dụng track changes trong Word nhé.

VD rõ ràng về Track Changes trên bố cục và giao diện Word

Xem thêm: Hướng dẫn tạo ô tích trong word cực đơn giản

Cách dùng tính năng Track Change trong Word

Bật tính năng theo dõi chỉnh sửa trong Word

Để theo dõi tất cả các thay đổi trong tài liệu, Bạn có thể bật tính năng theo dõi chỉnh sửa Track Changes cho mọi người hoặc thậm chí chỉ cho chính bạn. đây chính là một cách có ích để cam kết rằng mọi chỉnh sửa trong tài liệu Word bạn đều biết.

Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến thẻ Review trên thanh công cụ ribbon.

Bước 2: Bấm nút Track Changes thuộc nhóm tính năng Tracking.

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn For Everyone nếu như mong muốn theo dõi tất cả các thay đổi của mọi người so với tài liệu này, hoặc Just Mine nếu chỉ để theo dõi các thay đổi của chính bạn.

Bước 4: một khi tính năng Track Changes được bật, chúng ta có thể khóa nó để ngăn người khác tắt tính năng này. bằng việc chọn tùy chọn Lock Tracking trong cùng thực đơn xổ xuống và làm theo hướng dẫn.

Cách hiển thị các thay đổi trong Word

Khi nhận lại tài liệu Word của mình và bạn nhận thấy có những chỉnh sửa trong tài liệu, chúng ta có thể kiểm duyệt xem người khác đã thay đổi những nội dung gì trong tài liệu bằng việc.

Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến thẻ Review trên thanh công cụ ribbon.

Bước 2: Bạn kích chuột vào ô Simple Markup thuộc group tính năng Tracking, trong menu xổ xuống cung cấp các tùy chọn đã có sẵn bao gồm:

• Simple Markup (mặc định): Đánh dấu những địa điểm đã chỉnh sửa bằng ký hiệu đường kẻ màu đỏ.
• All Markup: Hiển thị tất cả những chỉnh sửa đã được thực hiện trong tài liệu.
• No Markup: Ẩn các ký hiệu đánh dấu vị trí thay đổi.
• Original: Hiển thị bản gốc chưa có thay đổi nào

Bước 3: Khi mà đã kiểm duyệt được những thay đổi đã được làm trong tài liệu. kế đến, bạn kích vào mũi tên xổ xuống của mục Show Markup ngay bên dưới. Tại đây sẽ có sẵn các tùy chọn để có thể căn chỉnh những gì bạn thấy và cách nó hiển thị.

• Comments: Chỉ hiển thị các bình luận được người thay đổi chèn vào tài liệu.
• Insertions and Deletions: Chỉ hiển thị nội dung được thêm vào và nội dung đã xóa.
• Formatting: Chỉ hiển thị các chỉnh sửa về định dạng.
• Balloons: Chọn cách hiển thị các bản sửa đổi. Bạn có thể chọn Show Revisions in Balloons để hiển thị chúng trong cửa sổ nhỏ riêng ở bên phải; Show All Revisions Inline để hiển thị các bản chỉnh sửa trong chính tài liệu hoặc Show Only Formatting in Balloons để thực thi chuẩn xác điều đó.
• Specific People: Chọn All Reviewers để xem các chỉnh sửa của mọi người hoặc tên của chúng ta nếu chỉ muốn được xem những thay đổi do chính bạn đã thực hiện.

Cách coi các thay đổi trong Word với một cửa sổ khác

Ngoài những tùy chọn ở trên, bạn còn có tùy chọn để hiển những chỉnh sửa trong một cửa sổ khác tiện lợi hơn trong Word còn được gọi là Reviewing. trong số đó Word sẽ cung cấp thông tin như một bảng tổng hợp những chỉnh sửa đã được làm trong tài liệu…

bằng cách kích vào mũi tên xổ xuống của mục Reviewing Pane ngay bên dưới mục Show Markupvà chọn một trong hai tùy chọn có sẵn gồm:

• Reviewing Pane Vertical: Hiển thị khung nhận xét ở bên trái
• Reviewing Pane Horizontal: Hiển thị khung đánh giá ở dưới cùng.

ngoài những điều ấy ra, Bạn có thể xem lại các thay đổi bằng việc chuyển trực tiếp đến từng thay vì Lựa chọn chúng trong tài liệu.

Cũng trong thẻ Review, tại group tính năng Changes bạn bấm nút Previous để chuyển đến những chỉnh sửa ở phía trước, hoặc Next để chuyển đến vị trí chỉnh sửa kế đến.

Cách chấp nhận các thay đổi trong Word

một khi hiển thị các chỉnh sửa và nhận biết những nội dung nào trong tài liệu đã được thay đổi. Bước tiếp theo là chấp thuận các thay đổi đấy nếu như thấy ưng ý. chúng ta có thể chấp nhận các thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc.

chấp thuận các chỉnh sửa riêng lẻ

Để chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ, hãy bắt đầu bằng cách chọn thay đổi đầu tiên. Từ thẻ Review bạn bấm nút Accept thuộc group tính năng Changes, trong menu xổ xuống chọn các tùy chọn sau:

• Accept and Move to Next: chấp thuận thay đổi đó và chuyển đến thay đổi tiếp theo để xem xét và chấp nhận từng nội dung
• Accept This Change: chấp nhận chỉnh sửa tại vị trí này và dừng công đoạn coi xét.

ngoài những điều ấy ra, Bạn có thể kích chuột phải vào một chỉnh sửa và chọn Accept để chèn, xóa hoặc chỉnh sửa định dạng.

chấp thuận toàn bộ các chỉnh sửa

Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các chỉnh sửa trong tài liệu, bấm nút Accept thuộc group tính năng Changes, trong thực đơn xổ xuống chọn các tùy chọn sau:

• Accept All Changes: chấp nhận toàn bộ các chỉnh sửa trong tài liệu.
• Accept All Changes and Stop Tracking: chấp nhận toàn bộ các chỉnh sửa và dừng theo dõi chỉnh sửa.

Cách từ chối thay đổi trong Word

nếu như bạn không đồng ý với những thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu của mình. Bạn có thể từ chối tất cả những chỉnh sửa đó bằng cách. Tại nhóm tính năng Changes của thẻ Review, bạn bấm nút Reject, trong thực đơn xổ xuống chọn:

• Reject and Move to Next: Để từ chối chỉnh sửa đó và chuyển đến thay đổi kế đến. Với tùy chọn này bạn sẽ phải kiểm tra để từ chối từng chỉnh sửa một.
• Reject Change: Chọn tùy chọn này Nếu bạn muốn từ chối chỉnh sửa tại đã được thực hiện trong tài liệu Word tại một vị trí rõ ràng. ngoài ra bạn cũng có khả năng kích chuột phải vào vị trí chỉnh sửa và chọn Reject để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng trong menu hiển thị.

• Reject All Changes: Để từ chối tất cả các thay đổi trong tài liệu, hãy chọn tùy chọn này.
• Reject All Changes and Stop Tracking: Từ chối tất cả chỉnh sửa và dừng theo dõi chỉnh sửa.

Cách bỏ Track Change trong Word

Để tắt Track Changes, chúng ta có thể thực hiện 2 tùy chỉnh:

chấp thuận lưu lại các thay đổi: Chọn Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking.

Chọn Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking

Loại bỏ hết các thay đổi: Chọn Reject và chọn Reject All Changes and Stop Tracking.

Chọn Reject và chọn Reject All Changes and Stop Tracking

Tổng kết

Trên đây chính là hướng dẫn track change trong word mà Thế giới táo khuyết muốn gửiđến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.

Nguồn: Tổng hợp