Hướng dẫn tách họ và tên trong Excel nhanh, đơn giản

tách họ và tên trong excel

Khi nhập liệu trong Excel các bạn đã nhập họ và tên rất đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô không giống nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Làm sao để tách họ và tên trong excel? việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng có phần đông người chưa hiểu được cách làm. Hãy đọc thêm cách làm phía dưới.

Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn tách họ và tên trong Excel nhanh, đơn giản

Cách tách họ và tên trong Excel bằng Text to Columns

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 01

Trong bảng tính mẫu bên trên, bạn sẽ thấy một danh sách gồm các tên gọi đầy đủ, tức là chúng đều có họ, tên đệm và tên. Cách dễ nhất để chia chúng thành các cột riêng biệt là:

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết dấu khác trong Excel, Google Sheet

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 02

Bước 1: Chọn cột tên rất đầy đủ mà bạn muốn tách.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 03

Bước 2: Đi tới tab Data tab > Data Tools groupnhấn vào Text to Columns.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 04

Bước 3: Trên điều đầu tiên của trình chỉ dẫn Text to Columns, bạn hãy chọn Delimitedbấm vào Next.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 05

Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào Next.

Trong hoàn cảnh bảng tính mẫu này, các phần không giống nhau của tên được phân tách bằng dấu cách, Vì vậy con người chọn dấu cách (Space). Phần coi trước dữ liệu Data preview cho thấy rằng toàn bộ các tên đều được phân tách thành các ô khác nhau.

Xem Thêm  Cách khôi phục video đã cắt trên iPhone mới nhất 2022

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 06

Bước 5: Ở bước cuối cùng, bạn chọn định dạng và đích dữ liệu, sau đó nhấp vào Finish. chúng ta nên lựa chọn định dạng General vì nó công việc tốt trong hầu hết các trường hợp. Với ô Destination, bạn hãy chọn ô trên cùng trong cột mà bạn mong muốn xuất kết quả.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 07

một khi coi như hoàn tất, bạn sẽ thấy kết quả như trong hình.

Cách tách họ và tên trong Excel bằng hàm

Như bạn vừa thấy, tính năng Text to Columns rất tiện lợi và dễ dàng. tuy nhiên, nếu như bạn định thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên ban đầu và đang chọn lựa một phương án tự động, bạn nên áp dụng hàm để tách họ và tên trong Excel.

Các hàm này Áp dụng trong trường hợp khi bạn có tên và họ (và tên đệm) trong một cột được phân tách bằng một ký tự khoảng trắng.

Công thức lấy họ

Tên đầu tiên có thể được trích xuất dễ dàng bằng công thức chung này:

“=LEFT(cell, SEARCH(” “, cell) – 1)”

Bạn dùng hàm SEARCH hoặc FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng (“”) trong một ô, từ đấy bạn trừ đi 1 để loại trừ chính khoảng trắng đó. Số này được cung cấp cho hàm LEFT dưới dạng số ký tự được trích xuất, bắt đầu ở bên trái của chuỗi.

Xem Thêm  Top 5 cách làm mờ nền ảnh tự nhiên và đơn giản cho bạn có những bức ảnh ăn ý

Công thức lấy tên

công thức chung để trích xuất tên (và tên đệm) là:

“=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(” “, cell))”

Trong công thức này, bạn cũng dùng hàm SEARCH để tìm vị trí của dấu cách, trừ số đó khỏi tổng độ dài của chuỗi (do LEN trả về) và nhận hàm RIGHT để trích xuất nhiều ký tự đấy từ phía bên phải của chuỗi.

Với tên rất đầy đủ trong ô A5, các công thức như sau:

thu thập họ đầu tiên:

“=LEFT(A5,SEARCH(” “,A5)-1)”

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 11

thu thập tên đầu (gồm cả tên đệm):

“=RIGHT(A5,LEN(A5)-SEARCH(” “,A5,1))”

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 12

bạn điền công thức vào ô B5C5 tương ứng và kéo chuột để sao chép công thức xuống các cột bên dưới.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 08

bạn có thể nhận được kết quả như trên.

nếu như bạn không muốn giữ tên đệm trong cột tên, bạn có thể cần một bí quyết khó hiểu hơn một tí để trích xuất:

“=RIGHT(A5, LEN(A5) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(A5,” “, “#”, LEN(A5) – LEN(SUBSTITUTE(A5, ” “, “”)))))”

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 09

bí quyết này giúp cho bạn thay thế khoảng trắng cuối cùng trong tên bằng dấu thăng (#) hoặc bất kỳ ký tự nào khác không xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của ký tự đấy. Cuối cùng, nó dùng hàm RIGHT để trích xuất chữ cái cuối cùng (tên) sau dấu cách cuối cùng để trả về kết quả.

Xem Thêm  Cách lùi đầu dòng trong Word cực dễ ai cũng làm được

Trong trường hợp bạn muốn giữ tên đệm và tách nó ra khỏi tên, bạn sẽ sử dụng hàm sau để tách tên đệm ra cột khác (ở đây đang tham chiếu dữ liệu từ ô A5):

“=MID(A5, SEARCH(” “, A5) + 1, SEARCH(” “, A5, SEARCH(” “, A5)+1) – SEARCH(” “, A5)-1)”

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 13

một khi Enter, bạn có thể nhận được kết quả như trên hình ảnh.

Cách tách họ và tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill

Mọi người đều biết rằng Flash Fill của Excel có khả năng rất nhanh điền vào dữ liệu của một mẫu rõ ràng. Tính năng này cũng có khả năng chia nhỏ dữ liệu để giúp cho bạn tách họ và tên trong Excel một cách chính xác. Cách làm như sau:

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 15

Bước 1: Thêm 3 cột mới bên cạnh cột có tên ban đầu và nhập lần lượt họ, tên đệm và tên mà bạn muốn trích xuất vào các ô.

Tách họ tên trong Excel - Ảnh 14

Bước 2: Tại mỗi cột, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để Excel nhận diện và tự điền họ, tên đệm và tên vào các ô khác. Kết quả, bạn sẽ nhận được như hình bên trên.

Tổng kết

Trên đây chính là hướng dẫn tách họ và tên trong excel và các cách khắc phục mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọcsẽ có thêm nhiều thông tinkiến thức hữu ích.

Nguồn: Tổng hợp

Cảm ơn đã đánh giá post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *