Khi nhập liệu trong Excel các bạn đã nhập họ và tên rất đầy đủ của mọi người trong cùng một ô, nhưng sau đó lại cần tách riêng họ tên đệm và tên ra hai ô không giống nhau để thuận tiện cho việc quản lý. Làm sao để tách họ và tên trong excel? việc này tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng có phần đông người chưa hiểu được cách làm. Hãy đọc thêm cách làm phía dưới.
Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn tách họ và tên trong Excel nhanh, đơn giản
Table of Contents
Cách tách họ và tên trong Excel bằng Text to Columns
Trong bảng tính mẫu bên trên, bạn sẽ thấy một danh sách gồm các tên gọi đầy đủ, tức là chúng đều có họ, tên đệm và tên. Cách dễ nhất để chia chúng thành các cột riêng biệt là:
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết dấu khác trong Excel, Google Sheet
Bước 1: Chọn cột tên rất đầy đủ mà bạn muốn tách.
Bước 2: Đi tới tab Data tab > Data Tools group và nhấn vào Text to Columns.
Bước 3: Trên điều đầu tiên của trình chỉ dẫn Text to Columns, bạn hãy chọn Delimited và bấm vào Next.
Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào Next.
Trong hoàn cảnh bảng tính mẫu này, các phần không giống nhau của tên được phân tách bằng dấu cách, Vì vậy con người chọn dấu cách (Space). Phần coi trước dữ liệu Data preview cho thấy rằng toàn bộ các tên đều được phân tách thành các ô khác nhau.
Bước 5: Ở bước cuối cùng, bạn chọn định dạng và đích dữ liệu, sau đó nhấp vào Finish. chúng ta nên lựa chọn định dạng General vì nó công việc tốt trong hầu hết các trường hợp. Với ô Destination, bạn hãy chọn ô trên cùng trong cột mà bạn mong muốn xuất kết quả.
một khi coi như hoàn tất, bạn sẽ thấy kết quả như trong hình.
Cách tách họ và tên trong Excel bằng hàm
Như bạn vừa thấy, tính năng Text to Columns rất tiện lợi và dễ dàng. tuy nhiên, nếu như bạn định thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên ban đầu và đang chọn lựa một phương án tự động, bạn nên áp dụng hàm để tách họ và tên trong Excel.
Các hàm này Áp dụng trong trường hợp khi bạn có tên và họ (và tên đệm) trong một cột được phân tách bằng một ký tự khoảng trắng.
Công thức lấy họ
Tên đầu tiên có thể được trích xuất dễ dàng bằng công thức chung này:
“=LEFT(cell, SEARCH(” “, cell) – 1)”
Bạn dùng hàm SEARCH hoặc FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng (“”) trong một ô, từ đấy bạn trừ đi 1 để loại trừ chính khoảng trắng đó. Số này được cung cấp cho hàm LEFT dưới dạng số ký tự được trích xuất, bắt đầu ở bên trái của chuỗi.
Công thức lấy tên
công thức chung để trích xuất tên (và tên đệm) là:
“=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(” “, cell))”
Trong công thức này, bạn cũng dùng hàm SEARCH để tìm vị trí của dấu cách, trừ số đó khỏi tổng độ dài của chuỗi (do LEN trả về) và nhận hàm RIGHT để trích xuất nhiều ký tự đấy từ phía bên phải của chuỗi.
Với tên rất đầy đủ trong ô A5, các công thức như sau:
thu thập họ đầu tiên:
“=LEFT(A5,SEARCH(” “,A5)-1)”
thu thập tên đầu (gồm cả tên đệm):
“=RIGHT(A5,LEN(A5)-SEARCH(” “,A5,1))”
bạn điền công thức vào ô B5 và C5 tương ứng và kéo chuột để sao chép công thức xuống các cột bên dưới.
bạn có thể nhận được kết quả như trên.
nếu như bạn không muốn giữ tên đệm trong cột tên, bạn có thể cần một bí quyết khó hiểu hơn một tí để trích xuất:
“=RIGHT(A5, LEN(A5) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(A5,” “, “#”, LEN(A5) – LEN(SUBSTITUTE(A5, ” “, “”)))))”
bí quyết này giúp cho bạn thay thế khoảng trắng cuối cùng trong tên bằng dấu thăng (#) hoặc bất kỳ ký tự nào khác không xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của ký tự đấy. Cuối cùng, nó dùng hàm RIGHT để trích xuất chữ cái cuối cùng (tên) sau dấu cách cuối cùng để trả về kết quả.
Trong trường hợp bạn muốn giữ tên đệm và tách nó ra khỏi tên, bạn sẽ sử dụng hàm sau để tách tên đệm ra cột khác (ở đây đang tham chiếu dữ liệu từ ô A5):
“=MID(A5, SEARCH(” “, A5) + 1, SEARCH(” “, A5, SEARCH(” “, A5)+1) – SEARCH(” “, A5)-1)”
một khi Enter, bạn có thể nhận được kết quả như trên hình ảnh.
Cách tách họ và tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill
Mọi người đều biết rằng Flash Fill của Excel có khả năng rất nhanh điền vào dữ liệu của một mẫu rõ ràng. Tính năng này cũng có khả năng chia nhỏ dữ liệu để giúp cho bạn tách họ và tên trong Excel một cách chính xác. Cách làm như sau:
Bước 1: Thêm 3 cột mới bên cạnh cột có tên ban đầu và nhập lần lượt họ, tên đệm và tên mà bạn muốn trích xuất vào các ô.
Bước 2: Tại mỗi cột, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để Excel nhận diện và tự điền họ, tên đệm và tên vào các ô khác. Kết quả, bạn sẽ nhận được như hình bên trên.
Tổng kết
Trên đây chính là hướng dẫn tách họ và tên trong excel và các cách khắc phục mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọcsẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.
Nguồn: Tổng hợp
