Pivot Table trong Excel là gì? Những lỗi thường gặp khi sử dụng Pivot Table

PivotTable là một tính năng tiện lợi sử dụng để báo cáo trong Excel. tuy nhiên vẫn còn rất nhiều thắc mắc về cách sử dụng PivotTable. Vậy nên hôm nay sẽ giúp bạn tìm hiểu về pivot table trong excel một cách chi tiết nhất.

Bạn đang xem bài viết: Pivot Table trong Excel là gì? Những lỗi thường gặp khi sử dụng Pivot Table

Pivot Table trong Excel là gì?

Pivot Table là công cụ có khả năng sắp xếp, tính toán, tóm lược, tổng hợp và thống kê và phân tích dữ liệu. Tính năng này của Excel cho phép bạn coi các kết quả, so sánh và thấy được trend có trong dữ liệu của mình. Pivot Table biến một tập hợp dữ liệu với khối lượng lên đến hàng chục megabytetrở thành những con số hay bảng tóm tắt cực kỳ trực quan và dễ hiểu, qua đấy bạn có thể có cái nhìn tổng quát, hiểu biết và nắm bắt được các thông tin để có thể quyết định coi bước tiếp theo sẽ làm gì.

Xem thêm: Hướng dẫn tách họ và tên trong Excel nhanh, đơn giản

Ích lợi khi dùng Pivot Table trong Excel

Pivot Table rất thật tự tin và được app rất nhiều trong thực tế vì những lợi ích mà công cụ này mang lại, cụ thể:

• Tổng hợp và tóm tắt dữ liệu, thực hiện các phép tính theo đòi hỏi của chúng ta.
• Mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo các cấp độ từ tổng quát đến chi tiết tùy thuộc theo việc bạn cần tập trung phân tích, đào sâu kết quả ở tầng lớp nào của dữ liệu.
• linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc trái lại.
• mang lại các tính năng lọc, group, phân bổ và định giúp người sử dụng tập trung vào nội dung và truyền đạt với người khác mượt hơn
• Kết hợp với Pivot Chart tạo nên các biểu đồ thể hiện trực quan, cung cấp các thông tin hữu ích.
• liên kết với Slicer và Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, trao đổi qua lại linh hoạt với filter để phát hiện ra những nội dung đáng giá.

Sử dụng PivotTable để thống kê đơn giản

ví dụ 1: sử dụng PivotTable để thống kê doanh thu của sản phẩm Màn hình vi tính tại mỗi cửa hàng sử dụng bảng dữ liệu ở trên.

Bước 1: trước tiên các bạn cần đặt con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu (hoặc các chúng ta có thể chọn toàn bộ vùng dữ liệu). Sau đấy chọn thẻ Insert -> PivotTable.

Bước 2: xuất hiện hộp thoại CreatPivotTable, trong phần Table/Range sẽ hiển thị địa chỉ vùng chứa dữ liệu. Trong phần Choose where you want the PivotTable report to be replaced, các bạn chọn địa điểm mong muốn đặt báo cáo PivotTable.

New sheet: đặt trong sheet mới.

Existing sheet: đặt trong sheet hiện tại, nếu như chọn mục này thì các bạn phải chọn địa chỉ vị trí đặt PivotTable trong ô Location.

Sau đấy các bạn nhấn OK để tạo PrivotTable.

Bước 3: Lúc này giao diện bảng tính sẽ hiển thị hộp thoại PivotTable Field List ở phía bên phải màn hình. Trong phần này có 2 phần: Choose fields to add to report – chọn trường dữ liệu để chèn vào báo cáo PivotTable, Drag fields between areas below – 4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo hoặc chọn từ phần choose fields to add to report ( report filter – vùng lọc dữ liệu, column labels– tên cột, row labels – tên dòng, values – giá trị mong muốn hiển thị).

Theo yêu cầu của VD là thống kê doanh thu của mặt hàng Màn hình vi tính tại mỗi shop. Các bạn tích chọn 2 ô Màn hình vi tính và cửa hàng.

– nếu như Màn hình vi tính được hiển thị trong ô ROWS thì các bạn nhấn giữ con trỏ chuột vào ô đấy và kéo sang ô VALUES.

Sau đấy nhấn chuột vào ô vừa kéo sang phần VALUES và chọn Value Field Settings và chọn hàm tính toán là Sum để tổng hợp và thống kê theo đòi hỏi đặt ra. Với các yêu cầu khác các Bạn có thể chọn hàm tính toán khác sao cho phù hợp.

– nếu Màn hình vi tính được hiển thị ở trong ô VALUES như hình ảnh dưới đây thì các bạn đã thống kê thành công.

Lưu ý: Các bạn cũng có thể nhấn giữ vào dữ liệu ở phía trên để chọn và kéo trực tiếp vào 4 vùng ở bên dưới. Như VD trên, các bạn nhấn giữ chuột vào ô cửa hàng và kéo xuống vùng ROWS, nhấn giữ chuột vào ô Màn hình vi tính và kéo xuống vùng VALUES.

Sử dụng PivotTable thống kê dữ liệu của nhiều cột

VD 2: sử dụng PivotTable để hiển thị doanh thu của sản phẩm Màn hình vi tính qua các Tháng của các cửa hàng trong bảng dữ liệu ở trên.

trước tiên các bạn cũng cần tạo PivotTable như Bước 1, Bước 2 ở VD trước. kế đến trong hộp thoại PivotTable Field List các bạn đánh dấu chọn ba mục là shop, Tháng, Màn hình vi tính (hoặc các chúng ta có thể kéo ô cửa hàng và Tháng xuống vùng ROWS, Màn hình vi tính vào vùng VALUES). Kết quả các bạn có thể được như sau:

nếu như các bạn muốn so sánh dễ hơn các Bạn có thể chuyển ô Tháng sang vùng COLUMNS bằng việc nhấn giữ chuột trái vào ô Tháng trong vùng ROWS và kéo sang vùng COLUMNS. Hoặc các chúng ta có thể nhấn chuột trái vào ô Tháng trong vùng ROWS và chọn Move to Column Labels.

Kết quả các bạn sẽ được như sau:

Tổng kết

Trên đây chính là hướng dẫn pivot table trong excel và các cách khắc phục mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọcsẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.

Nguồn: Tổng hợp