Bạn đang bối rối, sợ khi hằng ngày phải gởi một số lượng lớn thư mời, bản thảo,… email cho khách hàng, đối tác,… Và vẫn chưa biết làm cách nào để rút ngắn thời gian thay vì phải nhập thủ công. Vì vậy, tính năng mail merge trong word chắc chắn sẽ là một “trợ thủ” đắc lực của chúng ta trong tương lai.
Bạn đang xem bài viết: Mail Merge trong Word là gì? Hướng dẫn cách dùng Mail Merge trong Word
Table of Contents
Mail merge trong Word là gì?
mail Merge trong Word hay còn có thể gọi là trộn thư, đây chính là một tính năng đã có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này chúng ta có thể thực hiện gởi thư, thông cáo, lời cảm ơn,… đến các đối tác người mua hàng dựa trên dữ liệu bạn đã có sẵn.
Ở tính năng email Merge, bạn chỉ cần biên soạn nội dung mẫu cần gởi sau đó ở những thông tin cá nhân: họ tên, Địa chỉ, số máy,… thì mail Merge sẽ hỗ trợ bạn tự đồng điền. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng suất hoạt động hơn là nhập thủ công nhé!
Chỉ dẫn dùng mail merge trong word
Trước hết bạn phải cần chuẩn bị file Excel với danh sách rất đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.
Bước 1:
Tại bố cục và giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start mail Merge hiển thị phía dưới. bắt đầu bấm vào mục Step-by-Step mail Merge Wizard.
Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa dòng kẻ trong Word cực nhanh và dễ làm
Bước 2:
Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trên hết bạn tìm kiếm loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: email.
- Envelopes: Phong thư.
- Labels: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong bước này, bạn có thể chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
- Use the current document: dùng mẫu thư đang mở.
- Start from a template: dùng mẫu thư trong Word.
- Start from existing document: dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước kế đến.
Bước 4:
Ở phần này con người chọn dữ liệu được thu thập từ tệp Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.
Lúc này hiển thị bố cục và giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. nhấn vào sheet chứa dữ liệumuốn dùng rồi nhấn OK để bắt đầu.
Lúc này sẽ hiển thị rất đầy đủ nội dung các cột có trong tệp Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để bắt đầu. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước kế đến.
Bước 5:
Trong công đoạn này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với hoàn cảnh bạn chưa viết xong mẫu. nếu mẫu đã viết đầy đủ thì bỏ qua phần này, bấm vào Next để tiếp tục.
Bước 6:
Ở phần này bạn nhấn vào vị trí mong muốn chèn thông tin, sau đó bấm vào nút Insert Merge Fieldrồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người.
Lúc này sẽ xuất hiện tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, bấm vào mũi tên tại Recipient để chỉnh sửa các mục trong danh sách. ngaytức thì hiển thị tên người mong muốn điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở phía dưới để nhập thông tin, con người cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường nhập nội dung, ở Nó là chức vụ. Sau đấy sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn bấm vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đấy.
Lúc này chúng ta có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Cuối cùng nhấn Next để coi như hoàn tất quá trình trộn thư trong Word.
Bước 7:
Khi mà đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send email Messages ở bên dưới.
Sau đó bạn nhập nội dung mail mong muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên desktop PC và gửi email qua Outlook. Trong hoàn cảnh dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gởi email.
Cách mail merge trong word bằng việc tạo mới danh sách chèn
Cách trộn thư trong Word 2007 sẽ giống với cách trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.
Bước 1:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Sau đó chọn Start email Merge >> Step by Step mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ email Merge hiện ra.
- Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
- Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.
Bước 3: xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một vài dữ liệu như sau:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa các trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất bạn chọn OK.
Bước 5: Bạn điền thông tin căn bản của các trường. dưới đây là ví dụ minh họa:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: chọn lựa.
Sau đấy chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho file tin này và chọn Save.
Bước 7: Sau đấy, tại khung email Merge Recipients. chúng ta có thể sửa đổi qua các chức năng:
- Sort: phân bổ lại dữ liệu khách mời theo trường nào đấy, tùy theo các hoàn cảnh.
- Filter: Lọc ra những danh sách thiết yếu trong danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
- Validate adress: công nhận địa chỉ.
Bạn chọn OK.
Bước 8: Trở lại cửa sổ email Merge.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
- Step 4 of 6: Chọn More items.
Bước 9:
- Bảng Insert Merge Field xảy ra >> Chọn Database Fields.
- Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.
Bước 10: Với ví dụ phía dưới. Khi mà đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
- xảy ra khung Merge to New Document >> All >> OK.
Cách mail merge trong word bằng cách sử dụng tệp Excel
Cách giải quyết này sẽ khác với “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn” đôi chút:
Bước 1:
- Bạn thực hiện tương tự Bước 1 – Bước 2 của hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.
- tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.
- Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Trong tệp Excel sẽ có nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.
Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel, danh sách trong tệp cần được tạo từ dòng trước tiên, bên trên và bên dưới không được có các ô trống. nếu như không bạn có thể tạo ra các biểu mẫu trống. Để không xuất hiện hoàn cảnh như vậy, khi các trường trống xảy ra trong cửa sổ mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn thực hiện lại Bước 7 – Bước 11 theo hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.
Một vài lưu ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng mail Merge
Để công đoạn cài đặt, thiết lập tính năng mail Merge trong Word được thực hiện đơn giản thì Sforum đã giúp bạn tổng hợp một vài lỗi thường gặp dưới đây:
- khi bạn thực hiện thu thập dữ liệu: danh sách người mua hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần bảo đảm trong các ô tính đều chứa dữ liệu và phải định dạng Text.
- Để truy tìm dữ liệu các ô tính Bạn có thể dùng hàm INDIRECT và có thể thử nghiệm nhiều công thức khác nhau trên Thư mẫu của chúng ta.
- khi bạn chọn những mẫu thư đã có sẵn trong Word thì đã có những trường dữ liệu cố định như: First Name, Last Name, Address Line,… Lúc này hãy kết hợp giữ những trường dữ liệu cố định hoặc thay đổi để tạo nên bản mẫu cho riêng bạn.
Tổng kết
Trên đây chính là hướng dẫn cách mail merge trong word mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.
Nguồn: Tổng hợp
