Trộn thư trong Microsoft Word là tính năng rất hữu ích so với người dùng. mặc dù vậy, không phải ai cũng đều biết tới mánh word này. Hãy cùng tìm hiểu cách trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016.
Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn chi tiết cách trộn thư trong Word
Table of Contents
Mail merge là gì?
Định nghĩa
mail merge (hay còn gọi là công dụng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. chức năng này sẽ giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông cáo, thư cảm ơn,…
Ví dụ
Vấn đề: Bạn mong muốn viết thư mời cho những người trong đơn vị đến 1 buổi họp, bạn đã đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian đúng không nào.
Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ phải dùng mail merge để tự độngđiền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.
Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
Cách trộn thư trong Word 2007 sẽ giống với cách trộn thư trong Word 2010, Word 2013, Word 2016.
Bước 1:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Sau đấy chọn Start email Merge >> Step by Step mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ email Merge hiện ra.
- Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
- Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.
Bước 3: xảy ra cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính tổng trong Word đơn giản dễ hiểu
Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có khả năng tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa các trường đã có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất bạn chọn OK.
Bước 5: Bạn nhập thông tin cơ bản của các trường. phía dưới là ví dụ minh họa:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: Lựa chọn.
Sau đấy chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho file tin này và chọn Save.
Bước 7: Sau đấy, tại khung email Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:
- Sort: phân bổ lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy theo các trường hợp.
- Filter: Lọc ra những danh sách thiết yếu trong danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
- Validate adress: xác nhận địa chỉ.
Bạn chọn OK.
Bước 8: Trở lại cửa sổ mail Merge.
- Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
- Step 4 of 6: Chọn More items.
Bước 9:
- Bảng Insert Merge Field xảy ra >> Chọn Database Fields.
- Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.
Bước 10: Với ví dụ phía dưới. Khi mà đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
- Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
- Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
- xảy ra khung Merge to New Document >> All >> OK.
Cách trộn thư trong Word bằng cách sử dụng File Excel
Cách xử lý này sẽ khác với “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn” đôi chút:
Bước 1:
- Bạn thực hiện tương tự Bước 1 – Bước 2 của chỉ dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.
- tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse.
- Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn phải cần >> Chọn Open.
Bước 2: Trong file Excel sẽ có nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.
Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với tệp Excel, danh sách trong tệp cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và phía dưới không được có các ô trống. nếu như không bạn có thể làm ra các mẫu biểu trống. Để không xuất hiện hoàn cảnh như vậy, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ email Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn thực hiện lại Bước 7 – Bước 11 theo hướng dẫn “Cách trộn thư trong Word bằng việc tạo mới danh sách chèn“.
Tổng kết
Trên đây chính là hướng dẫn cách trộn thư trong word mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.
Nguồn: Tổng hợp
