Cách chia cột trong Excel – Khi làm việc với một tệp trong Excel, sẽ có rất nhiều dữ liệu bạn phải xử lý, bóc tách số liệu, dữ liệu để dễ quan sát và kiểm soát thông tin hơn. Khi trong một bảng dữ liệu được nhập liên tiếp với nhiều thông tin thông tin không giống nhau, việc cần làm bây giờ là tách nội dung nội dung ra các ô tương ứng, nói theo cách khác là tiến hành chia cột trong Excel.
Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn cách chia cột trong Excel nhanh chóng, hiệu quả
Table of Contents
Khi nào cần phải chia cột, ích lợi của việc chia cột trong Excel
đôi khi trong quá trình thực hiện công việc và sử dụng các công cụ của Microsoft như Word hay Excel, bạn sẽ gặp những hoàn cảnh phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề không giống nhau những lại hiển thị chỉ ở 1 ô.
Việc của bạn là chuyển đổi toàn bộ dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng và để tách được bằng việc thủ công thì sẽ cực kỳ tốn thời gian và công sức. Vậy nên bài viết này sẽ giúp bạn cách để chia cột cực kỳ nhanh chóng.
Những trước khi vào cách làm hãy cùng với mình xem qua các trường hợp nào có thể chia cột bằng cách này nhé!
Xem thêm: 5 cách chia ô trong Excel có thể bạn chưa biết
Trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tách
hoàn cảnh này là hoàn cảnh xuất hiện khá phổ biến khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. so với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ các tệp như Word, Access,… Sang Excel và thường các chuỗi ký tự có thể được ngăn cách bởi các dấu câu như: dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”, dấu gạch nối “-“,…
Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau
trường hợp này thì sẽ hiếm khi xảy ra hơn, nhưng trong 1 vài trường hợp khi bạn điền các dữ liệu như mã code, mã người mua hàng, mã sản phẩm,… Thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có khả năng xử lý được chúng đơn giản với cách chi cột mình hướng dẫn bên dưới.
Cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách
Cách này sẽ hướng dẫn bạn cách để giải quyết hoàn cảnh dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu và dấu phân tách.
- Ưu điểm: Nhanh, dễ thực hiện, có khả năng chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập liệu.
- Nhược điểm: không có nhiều Lựa chọn để chia cột.
1. hướng dẫn nhanh
Mở file Excel cần chia cột > Tô đen vùng dữ liệu cần chia > Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns > Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên > Tích vào ô Delimited > Nhấn Next > Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters > Nhấn Next > Nhấn Finish để chia cột trong Excel.
2. hướng dẫn đầy đủ
Mình có 1 ví dụ như sau và mình mong muốn tách ra từng cột với dấu phân tách là dấu gạch ngang “-“.
ví dụ cách chia cột trong Excel theo dấu phân tách
Bước 1:
Tô đen vùng dữ liệu cần chia
Bước 2: Chọn thẻ Data > Chọn Text to columns.
Chọn Text to columns
Bước 3: Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên.
Trong đó:
- Delimited: Chia cột theo các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..
- Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.
Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện lên
Bước 4: Tích vào ô Delimited > Nhấn Next.
Nhấn Next
Bước 5: Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters.
sau khi chọn chúng ta có thể xem trước định dạng sẽ xuất hiện ở phần Data Preview phía dưới.
Trong đó:
- Tab: Dữ liệu được phân tách bằng một khoảng trắng lớn.
- Semicolon: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
- Comma: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
- Space: Dữ liệu được phân tách bằng khoảng trắng (Space).
- Other: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà Bạn có thể tùy chỉnh.
Chọn điều kiện tách trong hộp thoại Delimiters
Ở đây mình sẽ tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang “-“.
tích chọn Other và điền vào dấu gạch ngang
Bước 6: Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xảy ra ở phần Destination.
Trong đó:
- General: không có định dạng.
- Text: Kiểu văn bản.
- Date: Kiểu ngày tháng.
- Do not import column (Skip): Cột mà bạn chọn dòng này sẽ không được hiển thị khi có kết quả.
Chọn định dạng cho cột ở phần Column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination
Ở đây mình sẽ tích chọn General với Destination là ô A1.
Bước 7: Nhấn Finish để chia cột trong Excel.
Nhấn Finish để chia cột trong Excel
Kết quả sau khi hoàn thành.
Kết quả sau khi coi như hoàn tất
Cách chia cột theo vị trí của ký tự trong Excel
- Cách này sẽ giúp ích cho bạn xử lý được trường hợp dữ liệu quá dài và có số lương ký tự bằng nhau.
- Để có thể chia cột bằng việc này bạn cần có sẵn 1 file dữ liệu và thực hiện trên 1 file Excel mới.
- Ưu điểm: Có nhiều tìm kiếm để chia cột, có thể chia cột trên các tệp khác ngoài Excel.
- Nhược điểm: Nhiều bước, khó thực hiện.
Mình có 1 ví dụ về bảng mã màu khá lộn xộn như sau:
ví dụ
Ở đây mình mong muốn tách các dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với cú pháp #DDDDDD, #888888,…
Bước 1: Mở tệp Excel mới > Chọn thẻ Data > Chọn New Query.
Chọn thẻ Data
Bước 2: Chọn From file > Chọn From Workbook.
Ở đây mình chọn From Workbook do mình đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu trong 1 tệp Excel khác. ngoài ra bạn cũng có thể chọn các loại file như: CSV, XML, Text, Folder.
Chọn From Workbook
Bước 3: Chọn file chứa dữ liệu cần chia cột > Nhấn Import.
Nhấn Import
Bước 4: Chọn Sheet dữ liệu > Nhấn Transform Data.
Nhấn Transform Data
Bước 5: nhấn vào Split Column > Chọn các điều kiện mong muốn chia cột.
Trong đó:
- By Delimiter: Chia cột bởi dấu phân cách.
- By Number of Characters: Chia cột bởi số lượng ký tự.
- By Positions: Chia cột bởi vị trí theo số thứ tự.
- By Lowercase to Uppercase: Chia cột từ chữ viết thường đến viết hoa.
- By Uppercase to Lowercase: Chia cột từ chữ viết hoa đến viết thường.
- By Digit to Non-Digit: Chia cột từ dữ liệu có chữ số đến không có chữ số.
- By Non-Digit to Digit: Chia cột từ dữ liệu không phải chữ số đến có chữ số.
Chọn các điều kiện mong muốn chia cột
Bước 6: Chọn Number of Characters.
Chọn Number of Characters
Bước 7: Ở hộp thoại hiện lên > Phần Split chọn Repeatedly > Điền số 7 vào phần Number of Characters.
Điền số 7 vào phần Number of Characters
Bước 8: Chọn Advanced options > Chọn kiểu cột (column) hoặc dòng (row) > Nhấn OK.
Ở công đoạn này Bạn có thể coi trước số hàng hoặc cột sẽ được chia ở phần Number of columns to split into.
Nhấn OK
Bước 9: thay đổi lại dữ liệu.
nếu như dữ liệu một khi chia không như mong muốn thì Bạn có thể xóa định dạng chia cột đã làm ở phần Query Settings và thực hiện lại các thao tác từ bước 1.
chỉnh sửa lại dữ liệu
Bước 10: nhấn vào mũi tên hướng xuống ở mục Close & Load > Chọn Close & Load là bạn đã hoàn thành việc chia cột theo số lượng trong Excel rồi!
Chọn Close & Load
Tổng kết
Trên đây chính là hướng dẫn cách chia cột trong excel và các cách khắc phục mà Thế giới táo khuyết muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọcsẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích.
Nguồn: Tổng hợp
